POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y AVISO DE PRIVACIDAD – ROYAL VAPE COLOMBIA

Dando estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia (Art. 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la Ley 2354 de 2024, ROYAL VAPE COLOMBIA establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

El propósito de este documento es informar a nuestros clientes, usuarios, proveedores y empleados sobre cómo recolectamos, almacenamos, usamos, circulamos y protegemos su información personal, garantizando en todo momento el derecho constitucional al Habeas Data.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Razón Social / Establecimiento: ROYAL VAPE COLOMBIA

• Matrícula Mercantil: 03116502 (Cámara de Comercio de Bogotá)

• Ciudad: Bogotá D.C., Colombia

• Teléfono / WhatsApp Oficial: 310 206 2046

• Correo Electrónico de PQRS: contacto@royalvapecol.com

2. Tipos de Datos Personales Recolectados

Para la prestación de nuestros servicios de comercio electrónico y venta física, recolectamos los siguientes datos (previa autorización del titular):

• Datos de identificación: Nombre completo, tipo y número de documento de identidad (Cédula de Ciudadanía o Extranjería), y fecha de nacimiento.

• Datos de contacto: Dirección de domicilio/envío, ciudad, correo electrónico y número de teléfono celular.

• Datos transaccionales: Historial de compras y pedidos.

• Aclaración sobre Datos Financieros: ROYAL VAPE COLOMBIA NO recolecta, procesa ni almacena datos financieros sensibles (números de tarjeta de crédito, CVV o claves bancarias). Toda transacción electrónica es gestionada y asegurada por nuestra pasarela de pagos aliada (Bold), entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

3. Finalidad del Tratamiento de los Datos

Los datos personales proporcionados serán utilizados única y exclusivamente para los siguientes fines:

• Finalidad Legal y Regulatoria : Validar de manera estricta la identidad y mayoría de edad (18 años) del comprador y receptor del producto, en acatamiento de las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) respecto a la venta de sistemas electrónicos de administración de nicotina.

• Finalidad Operativa y Logística: Procesar las órdenes de compra, coordinar el despacho, emitir facturas y compartir la información estrictamente necesaria (nombre, dirección y teléfono) con las empresas transportadoras aliadas (Servientrega, Coordinadora, Inter Rapidísimo) o domiciliarios, para garantizar la entrega del pedido.

• Finalidad Administrativa: Gestionar Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS), procesos de garantía o derecho de retracto.

4. Protección Especial: Datos de Menores de Edad

En estricto apego a la ley colombiana y a la naturaleza de los productos comercializados, ROYAL VAPE COLOMBIA no recolecta, no trata y no almacena datos personales de niños, niñas o adolescentes menores de 18 años.

• Si a través de nuestros controles logísticos, de pasarela de pago o al momento de la entrega domiciliaria se detecta que los datos suministrados pertenecen a un menor de edad, el pedido será cancelado de inmediato y la información personal será suprimida y bloqueada definitivamente de nuestras bases de datos, procediendo a la devolución del dinero al medio de pago original (descontando gastos operativos).

5. Derechos de los Titulares de la Información 

Conforme a la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales que repose en nuestras bases de datos tiene el derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ROYAL VAPE COLOMBIA para el tratamiento de sus datos.

3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. (Nota: La supresión no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo, para fines de facturación contable o garantías vigentes).

5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos (una vez agotado el trámite de reclamo directo con Royal Vape).

6. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos 

Para ejercer sus derechos, el titular (o su representante legal) deberá enviar una solicitud formal a nuestro correo electrónico contacto@royalvapecol.com o a nuestra línea de WhatsApp 310 206 2046, adjuntando copia de su documento de identidad.

• Procedimiento para Consultas: ROYAL VAPE COLOMBIA responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Si no fuere posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y se le dará respuesta en un máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Procedimiento para Reclamos: Si el titular considera que la información debe ser corregida o eliminada, el reclamo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta del titular, se entenderá que ha desistido del reclamo.

7. Transferencia y Transmisión de Datos a Terceros

ROYAL VAPE COLOMBIA no vende, alquila ni comercializa bases de datos. La información personal solo será compartida (Transmitida) con terceros cuando sea estrictamente necesario para cumplir con el servicio adquirido por el cliente. Esto incluye:

• Empresas de mensajería y logística (Servientrega, Coordinadora, Inter Rapidísimo, domiciliarios propios o de Apps de terceros) para el envío físico de los productos.

• Entidades gubernamentales o judiciales, cuando medie una orden legal o requerimiento formal de la DIAN, la SIC o la Policía Nacional.

8. Seguridad de la Información

ROYAL VAPE COLOMBIA ha implementado las medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, limitando el acceso a las bases de datos únicamente al personal autorizado.

9. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos

• La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su fecha de publicación.

• ROYAL VAPE COLOMBIA se reserva el derecho de modificar esta política para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales. Cualquier cambio sustancial será notificado oportunamente en nuestro sitio web.

• Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, o por el tiempo que exijan las normas contables, fiscales y comerciales en Colombia (usualmente 10 años para soportes de facturación).